Quando la trasparenza passa per i messaggi

La gestione documentale digitale nella Pubblica Amministrazione

C’è stato un tempo in cui nella Pubblica Amministrazione “documentare” voleva dire scrivere, protocollare, fascicolare.
Oggi, invece, ci sono  decisioni che  iniziano — o si concludono — con un messaggio istantaneo: WhatsApp, Telegram, Teams, Signal: strumenti rapidi, informali, spesso più veloci di una PEC.

Ma se quel messaggio contiene un’informazione rilevante che porta ad una decisione, o un’istruzione amministrativa, può ancora essere considerato “personale”?
O diventa, a tutti gli effetti, documento amministrativo, appartenente al procedimento?

Un principio europeo che cambia prospettiva

La risposta è arrivata dal Tribunale dell’Unione europea, con la sentenza T-36/23 del 14 maggio 2025.
In quella vicenda — divenuta famosa come “il caso dei messaggi tra la Presidente della Commissione e l’amministratore di Pfizer” — il Tribunale ha affermato un principio chiaro:

Anche i messaggi istantanei possono costituire documenti ufficiali,
se contengono elementi sostanziali di una decisione amministrativa.

L’obbligo di conservarli deriva dal diritto di accesso ai documenti (art. 15 TFUE – TRATTATO SUL FUNZIONAMENTO DELL’UNIONE EUROPEA ) e dal principio di buona amministrazione (art. 41- diritto ad una buona amministrazione – Carta dei diritti fondamentali UE).
In sostanza: se una decisione pubblica prende forma in una chat, quella chat entra a far parte dell’azione amministrativa.

Il quadro italiano: sicurezza, tracciabilità e memoria digitale

Il DPCM 30 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 5 maggio, ha ridisegnato la disciplina degli approvvigionamenti ICT nelle Pubbliche Amministrazioni e nei soggetti critici.
Introduce i principi di sicurezza by design, tracciabilità dei software (Software Bill of Materials) e aggiornabilità periodica.

Non parla di chat, ma pone un fondamento preciso:

ogni sistema usato per gestire informazioni pubbliche deve essere sicuro, verificabile e conservabile.

Se quindi la comunicazione istituzionale transita per canali digitali — anche informali — il principio di conservazione documentale si estende anche a quei contenuti.
Cancellare un messaggio, in certi casi, può voler dire eliminare un atto pubblico.

Cosa dice il consulente — anzi, la consulente.

Chi vigila sui conti e sulla regolarità amministrativa non deve trasformarsi in informatico, ma non può ignorare come si muove l’informazione.

Oggi serve anche questo sguardo:

• Esiste una policy interna che distingua messaggi personali e d’ufficio?
• I contenuti istituzionali scambiati su canali privati vengono registrati o almeno verbalizzati?
• Il sistema di conservazione digitale comunale è aggiornato e conforme al DPCM 2025?

Domande nuove, ma inevitabili.

Perché nella PA non tutto ciò che è scritto è un atto —ma tutto ciò che incide su una decisione è documentazione che dimostra l’iter del procedimento amministrativo.

Foto di Mohamed Nohassi su Unsplash