08.05.2014 - Conservazione sostitutiva dei documenti: perché no?

La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo informatico che garantisce nel tempo la validità legale dei documenti sullo stesso piano degli originali cartacei. Molte sono le imprese che, accanto alla gestione dei cicli attivi e passivi di fatturazione, forniscono il servizio di conservazione sostitutiva.

Punto di riferimento è l'AGID (Agenzia per l'Italia Digitale) che definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta della definizione di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo. L'AGID gestisce anche il registro dei conservatori, cioè di operatori specializzati che curano la conservazione dei documenti.

Rivolgersi ad un'impresa specializzata significa:

• ridurre l'utilizzo di materiali cartacei, impiegando al meglio gli spazi e ottimizzando i costi derivanti dalla gestione e distruzione delle fatture;
• ottimizzare il processo nella fase di ricerca e inserimento dei dati di fatturazione, riducendo il tempo e il numero di errori;
• rispettare l'ambiente, perché minore consumo di carta significa minore produzione di anidride carbonica.

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