07.02.2013 - Istituzione di un ufficio di rappresentanza in Polonia

Un ufficio di rappresentanza è una forma di attività economica designata insieme alla succursale esclusivamente per gli imprenditori stranieri. L’ufficio di rappresentanza non ha una propria personalità giuridica e l’ambito della sua attività è limitato solo alla promozione dell’imprenditore straniero, cioè non può eseguire nessuna attività commerciale. Un ufficio di rappresentanza opera a nome dell’imprenditore straniero in Polonia rimanendo sempre la parte della struttura organizzativa della sua attività.

I diritti e i doveri di un ufficio di rappresentanza sono definiti nella Legge del 2 luglio 2004 sulla libertà di attività economica Polacca (Gazzetta Ufficiale, 6 agosto 2004), Capitolo 6, Articoli 93-102.

Per istituire un ufficio di rappresentanza bisogna registrarlo nel Registro degli Uffici di Rappresentanza appartenente al Ministro dell’Economia polacco che mantiene la vigilanza su tutti gli uffici registrati. Attualmente, i costi di registrazione sono 1000 PLN, cioè circa €240 (€1 = 4,18 PLN, secondo NBP – Banco Nazionale Polacco, 6 febbraio 2013).

La domanda per la registrazione viene fatta in lingua polacca e, ai sensi dell’articolo 97 della legge sulla libertà economica, deve contenere le seguenti informazioni:

• il nome commerciale dell’attività dell’imprenditore straniero, l’indirizzo ufficiale e il suo statuto giuridico
• lo scopo dell’attività
• nome, cognome e indirizzo polacco della persona autorizzata per rappresentare l’imprenditore straniero in Polonia
• l’indirizzo dell’ufficio di rappresentanza in Polonia

I seguenti documenti vanno allegati alla suddetta domanda insieme alla traduzione giurata in lingua polacca:

• l’atto costitutivo, il contratto sociale o lo statuto dell’imprenditore straniero
• l’estratto dal proprio registro di commercio se l’imprenditore straniero gestisce la sua attività secondo l'iscrizione in un registro di commercio nel paese d’origine
• la dichiarazione dell’imprenditore straniero di costituzione di un ufficio di rappresentanza in Polonia
• un documento che dimostra la proprietà della sede di rappresentanza in Polonia

L’imprenditore straniero che ha costituito un ufficio di rappresentanza in Polonia è obbligato a:

• Usare il nome della società straniera nella lingua dello stato d’origine insieme con la sua forma giuridica tradotta nella lingua polacca e la frase " przedstawicielstwo w Polsce " alla fine
• Tenere una contabilità separata in lingua polacca in conformità con le disposizioni di legge di contabilità polacche
• Notificare al Ministro dell’Economia qualsiasi (reali o legali) cambiamento relativo all’articolo 97, come la liquidazione della società dell’imprenditore straniero che ha creato un ufficio di rappresentanza in Polonia, la perdita del diritto di gestire una attività economica o del diritto di proprietà, entro 14 giorni dall’evento

Un ufficio di rappresentanza è una forma di attività economica designata per gli imprenditori stranieri che non eseguono la propria attività commerciale in Polonia ma hanno intenzione di attirare aziende polacche o pianificano di rafforzare il loro marchio commerciale prima di entrare nel mercato polacco.

Sources:

Investor Assistance Center Kujawsko-Pomorskie Region

Wieszjak.pl

Doing Business in Poland by Baker Tilly International